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Büro-Betriebskosten optimieren


Büroflächen sinnvoll optimieren

Flächenoptimierung im Besprechungszimmer

Flächeneffizienz im Büroraum

Flächenoptimierung im Büro

für eine effiziente Flächennutzung / Flächeneffizienz

In einer Studie zu der zukünftigen Entwicklung im Immobilienmarkt haben mehr als zwei Drittel der befragten Immobilienentwickler und Büroeinrichter dem Faktor Flächeneffizienz eine absolut übergeordnete Planungsprämisse eingeräumt. Die Befragten sehen die Effizienz in der Zukunft stärker von der Flexibilisierung der Arbeitswelt geprägt. Die Beispiele aus der Praxis zeigen dass es insbesondere um eine flexible Raumaufteilung geht die es auch im Nachhinein ermöglicht verschiedene Büroraumkonzepte zu realisieren.

Eine Reihe von Informationen und Ideen zu diesem
Thema sind im Folgenden zusammen gestellt:

  • Rund 70% der Gesamtbürokosten bleiben bisher unberücksichtig
  • Nichts ist beständiger als der Wandel – auch und gerade in der Raumgestaltung
  • Offene, kommunikationsfreundliche und kostengünstige Raumgestaltung
  • Steigerung der Effizienz der Büroflächennutzung
  • Rund 78% der Zeit bleiben Büroräume ungenutzt
  • 1200 Euro Einsparpotential je Arbeitsplatz und Jahr
  • Keine Strategie der Legebatterie
Rund 70% der Gesamtbürokosten bleiben bisher unberücksichtigt: Ausgangspunkt für diese Betrachtung des Büros als Kosten- und Effizienzfaktor ist eine Analyse der Gesamtbürokosten. Diese teilen sich auf in Kosten für Betriebs- und Unterhaltungskosten (z.B. Energiekosten, Gebühren, Reinigung,…) mit einem Anteil von rund 30%. Die restlichen circa 70% der Kosten werden für Nutzungs- und Mietkosten, sprich Flächennutzung fällig. Das Stichwort Flächenoptimierung im Büro hat bisher noch kaum eine Rolle gespielt. Dies beginnt sich aber gerade komplett zu wandeln weil durch eine intelligente und flexible Büroraumgestaltung die Umnutzungskosten mit relativ geringem Aufwand enorm reduziert werden können. Nur 30% der Gesamtbürokosten werden bisher als beeinflussbare Kosten gesehen. Dabei sind die restlichen 70% sehr wohl, und sogar mit relativ geringem finanziellem Aufwand, zu beeinflussen.

Das Interessante an dieser Betrachtung ist dass in der Vergangenheit, was auch heute noch weit verbreitet ist, nur die Betriebs- und Unterhaltungskosten, also nur 30% der Gesamtkosten, als beeinflussbare Kosten gesehen und entsprechend optimiert werden. Die Nutzungs- und Mietkosten, also die restlichen 70% dieses sehr großen Kostenblocks Gesamtbürokosten, werden allenfalls bei der Anmietung oder dem Bau eines neuen Bürogebäudes als beeinflussbarer Kostenfaktor gesehen. Man betrachtet bei Mietobjekten den Preis pro Quadratmeter oder bei Neubauten die Baukosten je Quadratmeter. Diese Denkweise resultiert insbesondere aus der in der Vergangenheit meist sehr unflexiblen und starren Bauweise der Gebäude. In der heutigen Zeit wo Kosteneffizienz und maximale Flexibilität von enormer Bedeutung sind kann dies aber kein geeigneter Weg mehr sein. Nichts ist heute beständiger als der Wandel und das in atemberaubender Geschwindigkeit. Die neue Arbeitswelt und Ihre flexiblen Arbeitsformen, es seien nur einige Schlagworte wie Corporate Gypsies, Teleworker, Road Warriors, … genannt, erfordern Raumstrukturen die diesen Trends nicht nur folgen, sondern immer schon einen Schritt voraus sind.

Nichts ist beständiger als der Wandel...

... auch und gerade in der Raumgestaltung: Wenn sich Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen ändern, können und wollen Sie nicht immer gleich ein neues Bürogebäude beziehen.

Sie wollen aber schnell (am besten über Nacht), ohne großen personellen und finanziellen Aufwand – sprich mit möglichst wenigen Handgriffen Ihre Büroräume Ihren betrieblichen Abläufen anpassen und nicht umgekehrt. Diesem Ziel kommen Sie um so näher je offener Sie Ihre Bürofläche, möglichst schon beim Bau oder bei entsprechenden Umbaumaßnahmen, gestalten. Eine solche offene und flexible Büroraumgestaltung die sich sehr einfach neuen Prozessen anpassen lässt, wie dies ja schon seit geraumer Zeit wie selbstverständlich in der Produktion erfolgreich praktiziert wird, führt zu enormen Kosten-einsparungseffekten.

Dabei wird nicht mehr die Kaltmiete je Quadratmeter oder der Baupreis je Quadratmeter betrachtet, sondern die Gesamtkosten je Arbeitsplatz über die gesamte avisierte Nutzungszeit. Damit werden nun auch die Kosten für Umbauten, Einbauten und die dafür nötige Arbeitszeit mit in die Kalkulation einbezogen die bisher nicht in der Kalkulation zu finden waren.

Offene, kommunikationsfreundliche und kostengünstige Raumgestaltung:

Neben der schnellen Möglichkeit der Nutzungsänderung ohne großen Kostenaufwand spricht noch ein weiterer Aspekt für die offene Büroarchitektur. Im Büro geht es um die Kommunikation der Mitarbeiter bzw. der Teams im Unternehmen. Ist allerdings keine Kommunikation sondern länger dauernde konzentrierte Arbeit „im stillen Kämmerlein“ gefragt dann muss dies nicht im Büro stattfinden. Dies kann der Mitarbeiter zuhause, in der Natur bzw. wo auch immer er Lust und Ruhe hat, tun. Folge daraus ist dass sehr viel weniger Büroraum benötigt wird. Die klassischen so genannten Zellenbüros, die eigentlich speziell für konzentrierte Tätigkeiten geeignet sind, belegen gemäß Studien einen Platz von rund 18 bis zu teilweise 35 Quadratmetern. Bei offenen, flexiblen Raumstrukturen in Verbindung mit Telearbeit, Desk-Sharing, etc. werden oft nur 10 – 12 Quadratmeter, manchmal bei entsprechend guter Abstimmung der Nutzung sogar unter 10 Quadratmeter je Arbeitsplatz benötigt. Bei den angegebenen Quadratmeterzahlen bleiben die zum Teil gesetzlich vorgeschriebenen Verkehrs- und Nebenflächen außen vor.

Rund 78% der Zeit bleiben Büroräume ungenutzt:

Hintergrund für diesen Trend Richtung effizientere Nutzung der Büroarbeitsflächen sind sicherlich auch die Ergebnisse von Untersuchungen die sich mit diesem Thema beschäftigen. Es werden gemäß entsprechender Studien die Büroräume nur zu rund 22% auch für effektives Arbeiten genutzt. Die restliche Zeit machen arbeitsfreie Stunden (üblicherweise 19:00 – 7:00 Uhr) mit 40%, arbeitsfreie Tage (Samstag und Sonntag) mit 30%, und Urlaub mit 8% aus.


Steigerung der Effizienz der Büroflächennutzung:

Will man nun die Effizienz der Büroflächennutzung erhöhen könnte man natürlich wie in der Produktion auch hier an einen Schichtbetrieb im Büro denken. Der sehr viel einfachere, kostengünstigere, und sicher auch leichter gegenüber den Mitarbeitern durchsetzbare Ansatz ist der, an den oben genannten zu hohen Quadratmeterzahlen je Arbeitsfläche anzusetzen. Und zwar ohne die Arbeitsplatzqualität negativ zu beeinflussen. Allerdings ist dieser Ansatz zusammen mit Besitzstandswahrung (z.B. Einzelbüros als Statussymbol) ein oft vorgebrachtes Argument um moderne, offene, auf neue Arbeitsorganisationsmodelle abgestimmte und damit entsprechend flexibel änderbare Büroraumstrukturen abzulehnen.

Effizienz am Arbeitsplatz

Psychologie als wichtiger Faktor bei der Steigerung der Flächeneffizienz:

Der Mensch hat von Grund auf eine gewisse Skepsis, wenn nicht sogar Angst, gegenüber Veränderungen. Diese müssen in diesem Zusammenhang wie bei allen anderen organisatorischen Änderungen im Unternehmen sehr ernst genommen werden. Nimmt man die Ängste der Mitarbeiter ernst und bindet sie in den Wandel der Raumgestaltung aktiv mit ein, dann zeigt sich meist sehr schnell zum einen eine sehr hohe Akzeptanz und zum anderen hervorragende Ergebnisse auf der finanziellen Seite. Wenn diese Bedenken ausgeräumt wurden ist es von der Raumgestaltung her oft ein Einfaches eine Reduzierung der Fläche je Arbeitsplatz um 2-5 Quadratmeter zu erzielen. Was für ein enormes, bisher aber kaum beachtetes Effizienzpotential bei vielen Unternehmen schlummert wird deutlich wenn man nur einmal berechnet wie sich die Einsparung von rund 4 Quadratmetern je Arbeitsplatz und Jahr finanziell auswirkt

1200- Euro Einsparpotential je Arbeitsplatz und Jahr:

Unterstellt man Flächenkosten von 25 Euro (ohne Betriebskosten) je Quadratmeter pro Jahr so ergibt sich ein Einsparpotential von 1200 Euro (25 Euro x 4 Quadratmeter x 12 Monate) je Arbeitsplatz. Bei 10 Arbeitsplätzen ergibt sich bereits ein Kosteneffekt von 12.000 Euro und bei 50 Arbeitsplätzen dann entsprechend der Einspareffekt von sage und schreibe 60.000 Euro.


Keine Strategie der Legebatterie:

Es geht bei dieser Betrachtung nicht darum den Mitarbeitern so wenig wie möglich Platz zu geben, wie den Hühnern in einer Legebatterie. Unternehmen die diese Strategie verfolgt haben sind meist kläglich gescheitert und haben gerade das Gegenteil erreicht. Durch die rapide abfallende Motivation Ihrer Mitarbeiter wurden die Einsparungseffekte aus der Reduktion der Arbeitsfläche mehr als aufgezehrt und haben zu einem kräftigen Abfall der Arbeitseffizienz geführt.


 
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© Gabriele Lehner